固定資産担当者の皆さん、取得日と事業供用日の区別できてますか?

今回は、固定資産管理の入り口である固定資産取得時の処理の留意事項として「取得日と事業供用日」の区別について簡単に解説していきたいと思います。

取得日とは、文字通り、固定資産を取得した日のことであり、具体的には、引渡しを受けた日、納品日と言い換えられると思います。

そして、事業供用日とは、取得した固定資産を実際に事業の用に供した日、具体的には、会社で使い始めた日を言います。

取得資産を固定資産台帳に登録するタイミング

固定資産の管理(具体的には、固定資産台帳の管理など)を税理士事務所に丸投げしている場合はピンとこないかもしれませんが、自社で固定資産管理業務を担当されている方なら、まず、取得した固定資産を固定資産台帳に登録するという業務を必ず行っているはずです。

取得した固定資産を固定資産台帳に登録するタイミングは各社ごとに違うと思いますが、取得の都度逐一登録するというよりはむしろ、月次決算時に当月取得分をまとめて登録するという処理がオーソドックスな方法かと個人的には思います。

他には、半年分まとめて登録するとか、1年分をまとめて決算時に登録するという方法もあります。固定資産の取得自体が少ないとか、固定資産の金額的重要性が小さいという場合にはそれでもよいと思いますが、取得してから時が経過すると固定資産台帳に登録するのに必要な情報を収集するのに過去に遡らないといけないのであまりオススメはできません。

固定資産台帳に登録する情報の中でも、事業供用日は時が経過するといつから使いだしたか把握しにくい場合が多いので、できるだけタイムリーに把握しておく必要があります。

そのためにも、取得した資産を適時適切に固定資産台帳に登録する体制を整える必要があります。

取得日と事業供用日がズレる場合

だいたいどの固定資産管理ソフトでも取得日と事業供用日の入力箇所は分かれています(別々に入力します)。

取得してすぐに使いだすような固定資産の場合は、「取得日=事業共用日」となりますが、例えば、大型の機械の場合、納品してから据付作業や試運転を経て検収後にようやく事業供用なんてことはよくあります。こういった場合は取得日と事業供用日がズレてきます。

取得日と事業供用日がズレている場合に、その確認を怠り、「取得日=事業共用日」と固定資産台帳に登録してしまうと以下のような税務リスクが発生します。

税務リスク 具体例
減価償却費の過大計上 例えば、3月決算法人が取得日3月、事業供用日4月の固定資産を誤って取得日3月、事業供用日3月で登録した場合、減価償却開始は事業供用日からなので1か月分減価償却費が過大計上されてしまう。
特別償却(即時償却)や税額控除の適用時期誤り 例えば、3月決算法人が取得日3月、事業供用日4月の固定資産を誤って取得日3月、事業供用日3月で登録し、かつ、当期に特別償却の適用を行った場合、特別償却の適用要件の1つである事業供用日が翌期4月なので当期に特別償却の適用はなしとなってしまう。

上記具体例ではいずれも費用が過大なので、利益が過小、すなわち、法人税が過小ということになり、税務調査で指摘されると追加納付が必要となってきます。

取得日と事業供用日がズレていても同じ月内であればいいですが、事業供用日が翌月以降というふうに月が変わってくると上記のような問題が出てきます。

事業供用日の確認が大切

以上、取得日と事業供用日がズレている場合に、その確認を怠り、「取得日=事業共用日」と固定資産台帳に登録してしまうと税務リスクがあるということを説明しましたが、実務上、取得した固定資産全てについて事業供用日を確認するというのは非常に手間がかかると思います(経理だけでは確認できず、実際に固定資産を使う現場に確認しないといけないので)。

もちろん、取得した固定資産全てについて事業供用日を確認できる仕組み、体制ができている会社様はそれを維持していただければよいですが、事業供用日の把握が全くできていない会社様がいきなり全ての固定資産について事業供用日を把握するのはかなり大変な作業になると思います。

こういった場合にどうすればよいかですが、まずは、金額の大きな固定資産(金額基準は各社ごとに決める)や特別償却の適用を考えている固定資産など重要性の高いものから事業供用日を把握するところからはじめると良いのではないかと思います。

そして、事業供用日を把握した際には、何をもって確認したのか、その根拠を書類として保管しておきましょう。

例えば、機械装置であれば、試運転完了後に取り交わす検収書、はじめて使いだした時のログデータなどで日付が確認できますし、ソフトウェアであればインストール日をスクリーンショットで撮って印刷しておくなどが考えられます。

事業供用日の根拠書類があれば、税務調査でもきちんと説得力を持って説明が可能となります。

 

 

 

 

 

中小企業の月次決算/費用の平準化

上場企業であれば、四半期決算がありますし、それに向けて毎月の月次決算も相当精度が高く行われていることが多いですが、非上場の中小企業の場合どうしても月次決算がないがしろにされがちです。

もっとも中小企業の場合、経理の人材不足で月次決算をやってる余裕はないというのはわかるのですが、月次決算により経営陣に早期に財務状況の報告が可能となり、月次決算から得られる情報は経営陣の意思決定にはなくてはならないものです。

月次決算って何から始めればいいの?

月次決算をこれまでやってきていない会社でも、日々の取引の記帳をタイムリーに経理でしっかりやっているのであれば、もう一手間、二手間加えることで月次決算ができる状態にあります。

逆に日々の取引の記帳がタイムリーに行われていない場合(例えば2,3か月分の取引を後でまとめて記帳したりしている場合)、まずはそこから改善していかないといけません。

要は、

①日々の取引のタイムリーな記帳+➁月次決算特有の仕訳=月次決算

ということです。

月次決算特有の仕訳とは?

ここでは、上記算式の①日々の取引のタイムリーな記帳はクリアできていることを前提とし、➁月次決算特有の仕訳についてここではその代表例である費用の平準化をいくつかご紹介します。

費用の平準化 具体例
金額的重要性の高い年1回払い費用の平準化 例えば、年1回払いの生命保険料など、毎月支払うものではないが、支払額がかなり多額な費用について、支払時に全額費用計上するのではなく、毎月未払計上して費用の平準化する。
減価償却費の月次計上 減価償却費の計上について期末決算時に行っているのであれば、それを月次で行うように前倒しする。

前期ベースの年額償却費/12月で毎月計上する方法と当期予定ベースの年額償却費/12月で毎月計上する方法があるが、後者の方がよい。

引当金の計上 賞与や退職金を支払時に費用計上するのではなく、賞与引当金、退職給付引当金を計上して費用の平準化する。

※引当金は税務上損金にならないケースが多いので法人税申告書別表4で調整要

費用の平準化→月次損益の平準化を行うことが目的です。

引当金の計上は少し難易度が高いですが、それ以外であればさほど難易度は高くないと思います。いきなり全部やろうとすると大変なので、少しずつできるところから始めていくのが良いと思います。