月次決算で実地棚卸はやる?やらない?

中小企業において月次決算の体制を作っていくなかで、実地棚卸まで月次でやるかどうかという論点が出てきます。

実地棚卸は外注をせず自社でやる場合には手間と時間を要しますので、期末決算の時だけやるという会社も多いでしょう。

実地棚卸を代行業者に外注する方法もありますが、当然外注すれば自社の手間は減りますが、外注コストがかかりますので毎月となるとそれなりにコストがかさみます。

月次決算で実地棚卸するメリット

月次決算で実地棚卸するデメリットとしては以上に記載したように、手間、時間、コストがかかることが挙げられますが、実施するメリットも少なからずあります。

実際には会社ごとにメリットはそれぞれですが、代表例として私が思うものを以下にご紹介します。

メリット 内容
期末決算時の実地棚卸レベルの向上 当然、期末決算時には実地棚卸をする必要がありますが、月次で毎月やっていれば、どうすれば漏れなく効率的に実地棚卸できるか毎月検討する機会が増え、その分期末決算時の実地棚卸レベルの向上が期待できます。

税務上は、漏れなく集計するというところが非常に重要になってきます。

早期の差異分析が可能 帳簿上の在庫数量と実地棚卸によりカウントした在庫数量の差異を分析することを差異分析といいますが、期末決算時にしか実地棚卸を行わないと期末にしか差異分析ができず、1年分の差異分析をしないといけなくなりますが、毎月実地棚卸をすれば差異分析も毎月できますので、早期に差異分析が可能となります。

差異には、単純な仕訳ミス、カウントミス以外に従業員不正(横領)によるものなどあり様々ですが、早期発見、早期改善が重要です。

月次決算での実地棚卸体制の構築

では、月次決算でのメリットを考慮してこれから月次で実地棚卸をやろうとした場合、まずどのように進めていけばよいか。

これも一概には言えませんが、期末決算時に実地棚卸を行っている会社であれば、期末で行っている実地棚卸が月次でできるかどうか(手間、時間、人員確保等)、もし厳しければ期末ほど厳密にはやらず、金額的重要性の高い商品のみ(あるいは店舗のみ)実地棚卸するなどを検討していくと良いと思います。他には、いつも決算時に差異分析で差異が多く発生する商品(あるいは店舗)から優先的に月次で実地棚卸するというのもありかなと思います。

あと、税務の視点では、過去の税務調査で棚卸資産の計上漏れを指摘されたことがあれば、同じカウント漏れが発生しないように実地棚卸時に注意する必要があります。

 

経理部の皆さん、固定資産の除売却・移動管理できてますか?

前回の投稿記事では固定資産の実地棚卸についてご紹介しました(経理部の皆さん、固定資産の実地棚卸やってますか?)。

今回は、固定資産管理実務の1つである除売却・移動管理についてご紹介します。

固定資産の除売却・移動管理とは

まず、固定資産の除売却・移動管理とはすなわち、現場従業員が固定資産を除却・売却・移動した際にタイムリーにその情報を固定資産台帳を管理している経理に伝達し、経理で固定資産台帳に登録及び会計仕訳への反映を行うことを意味します。

現場従業員から経理への情報伝達手段としては、電子メールをはじめとしたペーパーレスでの伝達体制でもいいですが、除却申請書、売却申請書といった書類を作成して回覧している会社様が多いイメージです。

除却を例に取れば以下のようなフローが一般的かと思います。

①除却申請書を作成(現場)

②除却の承認(現場責任者で済ませるものもあれば、金額的重要性が高ければ取締役会などで決議するものもある)

③除却を実施(現場)

④経理に除却完了報告(現場→経理)

④除却の台帳登録、会計処理(経理)

よく、①②がなされておらず、現場が何ら承認を得ずに勝手に除却してしまい、経理にはその結果だけ連絡が来るということもありますが、除却可否は現場の一従業員が単独で判断するのではなく、固定資産の重要性に応じて承認回覧を回す体制(①②)を構築するのが望ましいです。

固定資産の除売却・移動管理の必要性

ではなぜ固定資産の除売却・移動管理が必要なのかというと、以下のような問題をクリアするためです(他にもたくさん管理するメリットはありますが)。

問題 具体例
除却損、売却損の計上時期が遅れるリスク 固定資産の除却損、売却損はそれが実際に行われた事業年度でないと税務上損金になりません。除売却管理ができていない(現場から経理に情報伝達がなされていない)と除却損、売却損の計上するタイミング(事業年度)が遅れてしまいます。
従業員の横領リスク 例えば、現場従業員が固定資産を売却(換金)しており、それを自分で使ってしまっているような事態が起きている場合、除売却管理ができていないとこういった横領にも気が付くのが遅れます。

除売却・移動管理と実地棚卸を併せて実施すると効果的

固定資産の管理実務としては、今回ご紹介した①除売却・移動管理と前回紹介した②実地棚卸がありますが、これらはどちらか1つやればOKというものでもなく、可能であればどちらもやった方が効果的です。

すなわち、日々の固定資産の除売却・移動管理を通じて固定資産台帳をアップデートしつつ、そこで漏れているものがないか年に1,2回実地棚卸を行い確認を行うというふうに2つ行うことで固定資産の管理がより高いレベルでなされることになります。

どちらも経理だけでできるものではなく現場従業員と一体となってやる必要があるので、実施体制を整えるには現場も巻き込んで体制構築する必要があります。