ゴールをしっかり見据える

これまで、経理業務に関する記事を何本もアップしていますが、今回は経理業務の自計化について触れたいと思います。

経理業務の自計化とは

一言で経理業務の自計化といってもそのレベル(段階)はまちまちです。

例えば、税理士事務所に丸投げの状態からの脱却としてまずは記帳を自社で行うようにすることも自計化といえるでしょう。

また、既に自社で記帳業務を行っており、決算業務(決算整理・税務申告・決算書の作成)は税理士事務所に任せていたが、今後は決算業務も自社で行うようにするというのも自計化といえるでしょう。

自計化するには当然ですが、会計システムへの投資や経理人員の確保というコストが多少なりともかかってきますが、しっかり自計化できれば、これまで外部にお願いしていた費用がうきますし、タイムリーに数値情報を把握できるというメリットがあります。

ゴールをしっかり見据える

今回は自計化することのメリット・デメリットに触れたいのではなく、自計化を成功させるために何がポイントとなるかという部分について触れたいと思います。

私が思う自計化成功のポイントは「ゴールをしっかり見据える」ということです。

例えば、既に自社で記帳業務を行っており、決算業務(決算整理・税務申告・決算書の作成)は税理士事務所に任せていたが、今後は決算業務も自社で行うようにするという自計化目標を掲げた場合、自社の決算書・勘定科目内訳書・税務申告書をしっかり読み込むことが重要です。

書店に行けば、決算書の作り方や法人税の申告書の作り方について書かれた本はたくさん売っていますが、それを読んで勉強したり、決算書作成セミナーなどに参加しさえすれば、自計化がうまくいくかといえばそれはNOでしょう。

本やセミナーでは、典型的な作成方法がいくつか書かれ、紹介されてはいますが、当然ですがそれがそのまま自社の決算書・勘定科目内訳書・税務申告書の作成に全て活かせるかというとそうではありません。

本やセミナーを活用した自己研鑽+ゴールの認識(自社の決算書・勘定科目内訳書・税務申告書をしっかり読み込むこと)が必要です。「自社の」という部分が特に重要です。

ゴールを見据える具体例

➀ 今の時代、どんな会計ソフトでも仕訳さえ入っていれば、自動で決算書(B/S、P/L)の出力が可能なので、決算業務の自計化なんて楽勝じゃんと思っても、各勘定科目の内訳を管理していないと勘定科目内訳書の作成にかなりの時間を割くことになってしまいます。

そうならないように、月次の段階から勘定科目に補助科目を設けて内訳管理をしようとなりますが、事前に決算書だけでなく勘定科目内訳書の作成が必要ということ、自社の勘定科目内訳書ではどの科目のボリュームが多いか等を確認しておかないといけません。

② 税務申告を自計化する場合でも、まずは自社の税務申告書を読込み、各別表に入力されている金額の意味と内容を確認し、それをどのように会計システムから抽出したらよいのか、抽出したデータを加工したらいいのかを検討する必要があります。

例えば、交際費から除かれる少額飲食費については、交際費の科目に補助科目(少額飲食)を設定して日々の仕訳入力の際に区分しておかないと、期末になって一から集計するのは大変な作業になります。

おわりに

以上、いくつか具体例を挙げてみてきましたが、要は、しっかりゴールを認識し、いかに効率よくゴールにたどり着けるかを前倒しでやっておかないと自経化は成功しないということです。

 

 

 

税務調査からみる内部書類の作成と保管の必要性

経理関係の書籍で出てくる言葉で「内部書類(内部資料)」と「外部書類(外部資料)」というものがありますので、すでこの言葉についてはご存知の方も多いかと思います。

内部書類と外部書類の範囲

内部書類の範囲のとらえ方については色々な見方があるかと思いますが、私はその会社内で作成される書類で例えば、株主総会議事録、取締役会議事録、その他各種会議体の議事録、社内稟議書、就業規則等の各種社内規定、賃金台帳などと広くとらえています。

一方で外部書類は、その会社と外部の第三者とでともに作成する資料や外部の第三者が作成する資料で例えば、契約書、支払の請求書・領収書、残高証明書などととらえています。

内部書類の作成と保存の必要性

税務調査があると必ず帳簿書類の作成元となった資料は確認されますので、内部書類と外部書類の提示が必要になってきます。

外部書類については外部の第三者がその作成に絡んでいますので、その内容の説得力も社内だけで作る内部書類よりも高いと言われています。

じゃあ、内部書類は作らなくてもよいかといわれればそれは違います。いくら内部書類の方が外部書類よりも説得力が劣るからといって作成しないのはよくないです。

税務調査で問われるのは過去の取引ですので、当時の取引状況についてなぜその取引を行ったのか等の経緯や目的を説明するのに口頭よりは稟議書などの内部書類があった方が説得力が高いものとなります。

つまり、税務調査において、内部書類が作成されていないという状況では口頭で過去の取引について説明することとなり、説得力ががくんと落ちてしまいます。あくまでも私個人の感覚ではありますが、税務調査における一般的な説得力の強弱は以下の通り、口頭説明が最も劣ると思います。

税務調査における一般的な説得力の強弱

外部書類 > 内部書類 >> 口頭説明

ですので、外部書類は当然に保管し、内部書類をしっかり作成して残しましょうというのが私の考えです。

おわりに

中小企業だとどうしても内部書類の作成、保管まで十分にできていないところが多いかと思いますが、できるところから少しずつ、経理部を中心に内部書類の作成をはじめてほしいと思います。その手間をかけておくことで後の税務調査で慌てなくて済みますから。