経理の皆さん、保険積立金の残高確認やっていますか?

中小企業だと多くの会社が法人契約の保険に入っていると思います。

一口に保険といっても、生命保険と損害保険、生命保険でも様々なタイプのものがあります。

まずは正しい会計処理を把握する

法人が保険に入る目的は様々ですが、経理の仕事としては、支払った保険料の会計処理が重要になってきます。

支払った保険料の全部が経費となるいわゆる全損タイプ、1/2が経費となるタイプなどがありますので、各保険の内容を確認して、各保険ごとに正確に会計処理していかないといけません。

毎期決算時に会計処理の検証を行う

ただし、経理の場合、どうしても業務が属人化しがちであり、例えば、保険料の会計処理担当者が急に退職したり、部署移動があった際に、保険料の会計処理について適正な引継ぎがなされず、引き継いだ担当者が会計処理を誤るというリスクが考えられます。

もちろん、こうした担当者の引継ぎエラーを回避するために、日ごろから経理業務を属人化せずに、一定期間でローテーションするとか、引継マニュアルを整備するという方法が考えられますが、万一引継ぎエラーによる会計処理誤りが発生した場合を想定しておく必要もあります

今回の保険料の会計処理についていえば、毎期決算時に保険会社にこれまでの支払保険料累計額の証明資料を依頼すれば(例えば、3月決算なら、3月末時点の資料を依頼)、会社がこれまでに支払った保険料の累計額が分かります。例えば、その保険が1/2損金タイプであれば、支払保険料累計額の1/2がBSの資産の部に保険積立金(又は、前払費用、長期前払費用など)として計上されていないとおかしいという検証が可能となります。

保険はものによっては支払額も大きく、かつ、長期にわたって支払われるため、一度会計処理を誤ったまま上記のような検証を行わずにずっといってしまうと税務調査で指摘されて思わぬ税負担が生じるリスクも高いです。

おわりに

ということで、以上に紹介した保険積立金の残高確認の業務を決算業務の1つとして加えていただくことで正確な保険料の会計処理の担保につながります。

毎月の正確な会計処理 + 決算業務でその検証

という2段構えで経理を行う姿勢が重要ですね。なんでもかんでも月次を簡略化して決算業務に回せばよいということは決してありません。月次でできないことは決算でできませんから。

経理部の皆さん、決算業務前倒しやってますか?

特に非上場の中小企業における決算業務を早期化するには、この「決算業務の前倒し」が効果を発揮します。

決算業務は期末決算時にやるものという固定概念を取り外し、できろことは期中から前倒しで実施していくのが「決算業務の前倒し」です。

まずは決算業務の棚卸

決算業務を前倒しするに当たってまず初めにやらないといけないのが、現状の決算業務の棚卸です。

これは先に記事でも紹介した決算スケジュール表の作成により行うことができます(経理部の皆さん、決算スケジュール表作ってますか?)。

決算スケジュール表を作ることで、だれが、いつ、どんな決算業務を行っているのかできるだけ細分化して棚卸する(細分化する)のが重要です。

次に決算業務の前倒し

上記決算スケジュール表ができたら、どの決算業務が期中に前倒しできるかを検討していきます。

例えばいくつか前倒しの例を以下にご紹介します。

前倒しする決算業務 前倒しのポイント
消費税コードのチェック 決算時に1年分の取引の消費税コードチェックを行うのは手間と時間を要するため、毎月の月次又は四半期に消費税コードチェックを行い決算時には決算整理仕訳の消費税コードチェックで済むようにする。
取得資産の登録と減価償却費の計上 期中に取得した固定資産の固定資産台帳への登録と減価償却費の計上を決算時にまとめてやっている会社は、月次でそれらを行うことで決算時の手間と時間が短縮される。
現金主義から発生主義への修正 期中は簡便的に入金時に売上計上しているもの(太陽光売電収入、自販機収入、廃材売却収入などの雑収入系に多い)は決算時に発生主義に修正する必要があるが、これを期中から発生主義で仕訳することで、決算時に現金主義から発生主義へ修正するのを忘れるといったリスクを軽減でき、手間もなくなる。
棚卸資産の実地棚卸 実地棚卸自体は期末に必ずやらないといけない業務ですので前倒しなんてできないと思われる方がいるかと思いますが、ここで私が言う前倒しとは、期中に最低1回(例えば半期に1回)実地棚卸をやっておくことで、期末実地棚卸がスムーズに行えるということです。どうしても年に1度の業務は、去年どんなふうにやってたんだっけ?という復習から始まり時間がかかりますので。

他にも前倒しの例は私自身たくさん持っていますが、いずれにしてもいきなりたくさんの決算業務を前倒しすると、特にマンパワーの不足しがちな中小企業では期中業務が重くなりますので少しずつできる範囲で進めていくのがお勧めです。

決算業務前倒しの効果

決算業務を前倒ししても期中業務が重くなるのであまり意味ないんじゃない?と思われる方が多いかと思いますが、それは違います。

決算業務、すなわち、年に1度の業務としてしまうとどうしてもミスが多発する傾向にあります。決算業務を月次業務、四半期業務に落とし込めれば、こうしたミスも軽減できます。上場企業では四半期決算があるのでいいですが、非上場の中小企業でもぜひ決算業務の前倒しを実施してほしいと思います。