ゴールをしっかり見据える

これまで、経理業務に関する記事を何本もアップしていますが、今回は経理業務の自計化について触れたいと思います。

経理業務の自計化とは

一言で経理業務の自計化といってもそのレベル(段階)はまちまちです。

例えば、税理士事務所に丸投げの状態からの脱却としてまずは記帳を自社で行うようにすることも自計化といえるでしょう。

また、既に自社で記帳業務を行っており、決算業務(決算整理・税務申告・決算書の作成)は税理士事務所に任せていたが、今後は決算業務も自社で行うようにするというのも自計化といえるでしょう。

自計化するには当然ですが、会計システムへの投資や経理人員の確保というコストが多少なりともかかってきますが、しっかり自計化できれば、これまで外部にお願いしていた費用がうきますし、タイムリーに数値情報を把握できるというメリットがあります。

ゴールをしっかり見据える

今回は自計化することのメリット・デメリットに触れたいのではなく、自計化を成功させるために何がポイントとなるかという部分について触れたいと思います。

私が思う自計化成功のポイントは「ゴールをしっかり見据える」ということです。

例えば、既に自社で記帳業務を行っており、決算業務(決算整理・税務申告・決算書の作成)は税理士事務所に任せていたが、今後は決算業務も自社で行うようにするという自計化目標を掲げた場合、自社の決算書・勘定科目内訳書・税務申告書をしっかり読み込むことが重要です。

書店に行けば、決算書の作り方や法人税の申告書の作り方について書かれた本はたくさん売っていますが、それを読んで勉強したり、決算書作成セミナーなどに参加しさえすれば、自計化がうまくいくかといえばそれはNOでしょう。

本やセミナーでは、典型的な作成方法がいくつか書かれ、紹介されてはいますが、当然ですがそれがそのまま自社の決算書・勘定科目内訳書・税務申告書の作成に全て活かせるかというとそうではありません。

本やセミナーを活用した自己研鑽+ゴールの認識(自社の決算書・勘定科目内訳書・税務申告書をしっかり読み込むこと)が必要です。「自社の」という部分が特に重要です。

ゴールを見据える具体例

➀ 今の時代、どんな会計ソフトでも仕訳さえ入っていれば、自動で決算書(B/S、P/L)の出力が可能なので、決算業務の自計化なんて楽勝じゃんと思っても、各勘定科目の内訳を管理していないと勘定科目内訳書の作成にかなりの時間を割くことになってしまいます。

そうならないように、月次の段階から勘定科目に補助科目を設けて内訳管理をしようとなりますが、事前に決算書だけでなく勘定科目内訳書の作成が必要ということ、自社の勘定科目内訳書ではどの科目のボリュームが多いか等を確認しておかないといけません。

② 税務申告を自計化する場合でも、まずは自社の税務申告書を読込み、各別表に入力されている金額の意味と内容を確認し、それをどのように会計システムから抽出したらよいのか、抽出したデータを加工したらいいのかを検討する必要があります。

例えば、交際費から除かれる少額飲食費については、交際費の科目に補助科目(少額飲食)を設定して日々の仕訳入力の際に区分しておかないと、期末になって一から集計するのは大変な作業になります。

おわりに

以上、いくつか具体例を挙げてみてきましたが、要は、しっかりゴールを認識し、いかに効率よくゴールにたどり着けるかを前倒しでやっておかないと自経化は成功しないということです。

 

 

 

経理の皆さん、保険積立金の残高確認やっていますか?

中小企業だと多くの会社が法人契約の保険に入っていると思います。

一口に保険といっても、生命保険と損害保険、生命保険でも様々なタイプのものがあります。

まずは正しい会計処理を把握する

法人が保険に入る目的は様々ですが、経理の仕事としては、支払った保険料の会計処理が重要になってきます。

支払った保険料の全部が経費となるいわゆる全損タイプ、1/2が経費となるタイプなどがありますので、各保険の内容を確認して、各保険ごとに正確に会計処理していかないといけません。

毎期決算時に会計処理の検証を行う

ただし、経理の場合、どうしても業務が属人化しがちであり、例えば、保険料の会計処理担当者が急に退職したり、部署移動があった際に、保険料の会計処理について適正な引継ぎがなされず、引き継いだ担当者が会計処理を誤るというリスクが考えられます。

もちろん、こうした担当者の引継ぎエラーを回避するために、日ごろから経理業務を属人化せずに、一定期間でローテーションするとか、引継マニュアルを整備するという方法が考えられますが、万一引継ぎエラーによる会計処理誤りが発生した場合を想定しておく必要もあります

今回の保険料の会計処理についていえば、毎期決算時に保険会社にこれまでの支払保険料累計額の証明資料を依頼すれば(例えば、3月決算なら、3月末時点の資料を依頼)、会社がこれまでに支払った保険料の累計額が分かります。例えば、その保険が1/2損金タイプであれば、支払保険料累計額の1/2がBSの資産の部に保険積立金(又は、前払費用、長期前払費用など)として計上されていないとおかしいという検証が可能となります。

保険はものによっては支払額も大きく、かつ、長期にわたって支払われるため、一度会計処理を誤ったまま上記のような検証を行わずにずっといってしまうと税務調査で指摘されて思わぬ税負担が生じるリスクも高いです。

おわりに

ということで、以上に紹介した保険積立金の残高確認の業務を決算業務の1つとして加えていただくことで正確な保険料の会計処理の担保につながります。

毎月の正確な会計処理 + 決算業務でその検証

という2段構えで経理を行う姿勢が重要ですね。なんでもかんでも月次を簡略化して決算業務に回せばよいということは決してありません。月次でできないことは決算でできませんから。