仮払金・仮受金のモニタリングは月次決算から

「月次決算」というテーマに関してはこれまで以下の通り記事をアップしてきました。

月次決算で実地棚卸はやる?やらない?

月次決算における法人税等の計上はどうする?

中小企業の月次決算/費用の平準化

今回は月次決算時に経理としてやっておいた方がいいこととして、仮払金・仮受金のモニタリングについて触れたいと思います。

仮払金勘定のモニタリングの必要性

仮払金勘定はその名の通り、仮というだけあって様々な性質の取引が計上される可能性があります。

仮払金勘定の代表的な使われ方として、例えば、従業員の長期出張に際して出張前に10万円支給し、その際は仮払金勘定で仕訳しておき、従業員が出張から帰ってきた際に出張中10万円のうちから支払った領収書と残金を回収して各種費用や現金に振替仕訳を入れるというものがあります。

ただし、上記はあくまでも代表例であって、実際には仮払金というよりは立替金や貸付金に近いものはじめいろいろな内容の取引が含まれてしまいがちの勘定科目です。

仮払金という勘定科目自体を使うことは全く否定しませんが、使う以上はしっかりと定期的にその内訳をモニタリングする必要があります。

そしてこのモニタリングは期末決算時にも行いますが、それだけだと1年分の仮払金の動きを全部見ないといけなくなり決算業務が重くなりますので、是非月次決算の時から毎月モニタリングすることが有効です。

そしてモニタリングする上でも、仮払金勘定に補助科目を設定して少しでも内訳を整理しておくと月次でチェックしやすくなります。

仮受金勘定のモニタリングの必要性

仮受金勘定も上記仮払金勘定と同様に定期的なモニタリングが必要な科目です。

仮受金は負債科目(仕訳でいうと貸方)であり、何らかの入金があった際に内容が判明するまで一時的に仮受金勘定で処理するという使われ方が多いかと思います。

入金内容が判明したら適宜、売上、雑収入等に振替える必要がありますが、例えば本来は当期の雑収入に振替えるべき仮受金にもかかわらず、その確認を怠ったまま時が流れそのままというケースは税務上問題ありです(当期の雑収入過小→当期の課税所得過小→当期の法人税等過小となるため、税務調査でも指摘される可能性があります)

仮受金についても仮払金同様、期末決算時に1年分確認する方法では決算業務が重くなりますので、是非月次決算の時から毎月モニタリングすることが有効です。

月次決算から期末決算を意識

以上、仮払金・仮受金のモニタリングを月次決算から行う必要性を述べてきましたが、月次決算の目的の一つとしてやはり期末決算の業務効率化がありますので、月次決算やるからには是非期末決算の手間をできるだけ減らすべく前倒しできることはどんどん月次決算からやっていくということに尽きると思います。

是非、月次決算から期末決算を意識してやっていきましょう。

 

 

月次決算で実地棚卸はやる?やらない?

中小企業において月次決算の体制を作っていくなかで、実地棚卸まで月次でやるかどうかという論点が出てきます。

実地棚卸は外注をせず自社でやる場合には手間と時間を要しますので、期末決算の時だけやるという会社も多いでしょう。

実地棚卸を代行業者に外注する方法もありますが、当然外注すれば自社の手間は減りますが、外注コストがかかりますので毎月となるとそれなりにコストがかさみます。

月次決算で実地棚卸するメリット

月次決算で実地棚卸するデメリットとしては以上に記載したように、手間、時間、コストがかかることが挙げられますが、実施するメリットも少なからずあります。

実際には会社ごとにメリットはそれぞれですが、代表例として私が思うものを以下にご紹介します。

メリット 内容
期末決算時の実地棚卸レベルの向上 当然、期末決算時には実地棚卸をする必要がありますが、月次で毎月やっていれば、どうすれば漏れなく効率的に実地棚卸できるか毎月検討する機会が増え、その分期末決算時の実地棚卸レベルの向上が期待できます。

税務上は、漏れなく集計するというところが非常に重要になってきます。

早期の差異分析が可能 帳簿上の在庫数量と実地棚卸によりカウントした在庫数量の差異を分析することを差異分析といいますが、期末決算時にしか実地棚卸を行わないと期末にしか差異分析ができず、1年分の差異分析をしないといけなくなりますが、毎月実地棚卸をすれば差異分析も毎月できますので、早期に差異分析が可能となります。

差異には、単純な仕訳ミス、カウントミス以外に従業員不正(横領)によるものなどあり様々ですが、早期発見、早期改善が重要です。

月次決算での実地棚卸体制の構築

では、月次決算でのメリットを考慮してこれから月次で実地棚卸をやろうとした場合、まずどのように進めていけばよいか。

これも一概には言えませんが、期末決算時に実地棚卸を行っている会社であれば、期末で行っている実地棚卸が月次でできるかどうか(手間、時間、人員確保等)、もし厳しければ期末ほど厳密にはやらず、金額的重要性の高い商品のみ(あるいは店舗のみ)実地棚卸するなどを検討していくと良いと思います。他には、いつも決算時に差異分析で差異が多く発生する商品(あるいは店舗)から優先的に月次で実地棚卸するというのもありかなと思います。

あと、税務の視点では、過去の税務調査で棚卸資産の計上漏れを指摘されたことがあれば、同じカウント漏れが発生しないように実地棚卸時に注意する必要があります。