経理部の皆さん、決算業務前倒しやってますか?

特に非上場の中小企業における決算業務を早期化するには、この「決算業務の前倒し」が効果を発揮します。

決算業務は期末決算時にやるものという固定概念を取り外し、できろことは期中から前倒しで実施していくのが「決算業務の前倒し」です。

まずは決算業務の棚卸

決算業務を前倒しするに当たってまず初めにやらないといけないのが、現状の決算業務の棚卸です。

これは先に記事でも紹介した決算スケジュール表の作成により行うことができます(経理部の皆さん、決算スケジュール表作ってますか?)。

決算スケジュール表を作ることで、だれが、いつ、どんな決算業務を行っているのかできるだけ細分化して棚卸する(細分化する)のが重要です。

次に決算業務の前倒し

上記決算スケジュール表ができたら、どの決算業務が期中に前倒しできるかを検討していきます。

例えばいくつか前倒しの例を以下にご紹介します。

前倒しする決算業務 前倒しのポイント
消費税コードのチェック 決算時に1年分の取引の消費税コードチェックを行うのは手間と時間を要するため、毎月の月次又は四半期に消費税コードチェックを行い決算時には決算整理仕訳の消費税コードチェックで済むようにする。
取得資産の登録と減価償却費の計上 期中に取得した固定資産の固定資産台帳への登録と減価償却費の計上を決算時にまとめてやっている会社は、月次でそれらを行うことで決算時の手間と時間が短縮される。
現金主義から発生主義への修正 期中は簡便的に入金時に売上計上しているもの(太陽光売電収入、自販機収入、廃材売却収入などの雑収入系に多い)は決算時に発生主義に修正する必要があるが、これを期中から発生主義で仕訳することで、決算時に現金主義から発生主義へ修正するのを忘れるといったリスクを軽減でき、手間もなくなる。
棚卸資産の実地棚卸 実地棚卸自体は期末に必ずやらないといけない業務ですので前倒しなんてできないと思われる方がいるかと思いますが、ここで私が言う前倒しとは、期中に最低1回(例えば半期に1回)実地棚卸をやっておくことで、期末実地棚卸がスムーズに行えるということです。どうしても年に1度の業務は、去年どんなふうにやってたんだっけ?という復習から始まり時間がかかりますので。

他にも前倒しの例は私自身たくさん持っていますが、いずれにしてもいきなりたくさんの決算業務を前倒しすると、特にマンパワーの不足しがちな中小企業では期中業務が重くなりますので少しずつできる範囲で進めていくのがお勧めです。

決算業務前倒しの効果

決算業務を前倒ししても期中業務が重くなるのであまり意味ないんじゃない?と思われる方が多いかと思いますが、それは違います。

決算業務、すなわち、年に1度の業務としてしまうとどうしてもミスが多発する傾向にあります。決算業務を月次業務、四半期業務に落とし込めれば、こうしたミスも軽減できます。上場企業では四半期決算があるのでいいですが、非上場の中小企業でもぜひ決算業務の前倒しを実施してほしいと思います。

経理部の皆さん、決算スケジュール表作ってますか?

今回は主に経理マン向けの記事になります。企業の経理部の皆さん、決算スケジュール表を作ってますか?

決算スケジュール表というのは、具体的には、期末における決算業務について誰がいつまでに何を実施すればよいのかを管理する表のことです。

担当者 期日 実施事項 顛末
現場担当者+経理部Aさん 3月31日 実地棚卸
経理部Bさん 4月1日 残高証明書の入手・確認 A銀行済、他未済

作成されている会社では各社さまざまなフォームで作成されていますが、作られたことがない方に少しイメージを持っていただくために上記に簡単なイメージを載せました。

決算スケジュール表作成のメリット

決算スケジュール表を作成することのメリットはたくさんありますが、私が思う主なものをあげれば以下の通りです。

メリット 期待できる効果
期日意識を強める 決算業務には期日があります。非上場会社であれば、株主総会や税務申告が最終期限、上場企業であれば、上記に加えて決算短信や有価証券報告書の提出期限もあります。これら各期限を決算スケジュール表に記載することで経理部員全体の期日意識を強める効果が期待できます。
抜け漏れ防止 決算業務は毎月行う業務ではないので、決算時にしか実施しない業務がある。事前に決算スケジュール表を作成することで決算時にしか実施しない業務の抜け漏れを防止する効果がある。
手戻り防止 決算業務はいくつもの業務項目を順序立てて実施していかないといけない。必ず前工程の業務が完了していないと次の業務に取りかかれないものが存在するため、前工程が完了していない段階で次工程の業務を行っても前工程の業務完了時に再度やり直しという手戻りリスクがある。事前に決算スケジュール表を、各業務のつながりを意識して作成することでこういった手戻りリスクを軽減できる。
経理部員の作業負担の見える化 決算スケジュール表に担当者を記載することで、特定の経理部員に業務負担がかかっているのが見える化でき、特定の経理部員への業務負担軽減に役立つ。

決算スケジュール表作成のコツと実際の運用

決算スケジュール表を作成する際は、経理部員全員+各部署の関係者が集まって作成された方が良いです。場所的に集まれない場合でも後日スケジュール表ドラフトを共有して全員で作成に取り組む必要があります。

自社内である程度決算スケジュール表が出来上がったら一度顧問税理士(上場企業の場合は監査法人)にも共有して助言を求めましょう

なお、決算スケジュール表を作るのは当然ですが、決算開始前(3月決算であれば3月中)です。

実際に決算スケジュール表を運用しながら決算を実施する際の注意点としては、可能であれば毎日朝などに経理部員が集まってスケジュール表を見ながら進捗確認mtgをすることをお勧めします。スケジュール表作ってここに保存しているからみんな見てねのスタイルだと必ず見ない人が出てきますので顔を合わせてのmtgがお勧めです。誰かの業務が止まっていたら他の人がフォローするなど、早期に手を打つのが決算早期化には重要です。