固定資産担当者の皆さん、取得日と事業供用日の区別できてますか?

今回は、固定資産管理の入り口である固定資産取得時の処理の留意事項として「取得日と事業供用日」の区別について簡単に解説していきたいと思います。

取得日とは、文字通り、固定資産を取得した日のことであり、具体的には、引渡しを受けた日、納品日と言い換えられると思います。

そして、事業供用日とは、取得した固定資産を実際に事業の用に供した日、具体的には、会社で使い始めた日を言います。

取得資産を固定資産台帳に登録するタイミング

固定資産の管理(具体的には、固定資産台帳の管理など)を税理士事務所に丸投げしている場合はピンとこないかもしれませんが、自社で固定資産管理業務を担当されている方なら、まず、取得した固定資産を固定資産台帳に登録するという業務を必ず行っているはずです。

取得した固定資産を固定資産台帳に登録するタイミングは各社ごとに違うと思いますが、取得の都度逐一登録するというよりはむしろ、月次決算時に当月取得分をまとめて登録するという処理がオーソドックスな方法かと個人的には思います。

他には、半年分まとめて登録するとか、1年分をまとめて決算時に登録するという方法もあります。固定資産の取得自体が少ないとか、固定資産の金額的重要性が小さいという場合にはそれでもよいと思いますが、取得してから時が経過すると固定資産台帳に登録するのに必要な情報を収集するのに過去に遡らないといけないのであまりオススメはできません。

固定資産台帳に登録する情報の中でも、事業供用日は時が経過するといつから使いだしたか把握しにくい場合が多いので、できるだけタイムリーに把握しておく必要があります。

そのためにも、取得した資産を適時適切に固定資産台帳に登録する体制を整える必要があります。

取得日と事業供用日がズレる場合

だいたいどの固定資産管理ソフトでも取得日と事業供用日の入力箇所は分かれています(別々に入力します)。

取得してすぐに使いだすような固定資産の場合は、「取得日=事業共用日」となりますが、例えば、大型の機械の場合、納品してから据付作業や試運転を経て検収後にようやく事業供用なんてことはよくあります。こういった場合は取得日と事業供用日がズレてきます。

取得日と事業供用日がズレている場合に、その確認を怠り、「取得日=事業共用日」と固定資産台帳に登録してしまうと以下のような税務リスクが発生します。

税務リスク 具体例
減価償却費の過大計上 例えば、3月決算法人が取得日3月、事業供用日4月の固定資産を誤って取得日3月、事業供用日3月で登録した場合、減価償却開始は事業供用日からなので1か月分減価償却費が過大計上されてしまう。
特別償却(即時償却)や税額控除の適用時期誤り 例えば、3月決算法人が取得日3月、事業供用日4月の固定資産を誤って取得日3月、事業供用日3月で登録し、かつ、当期に特別償却の適用を行った場合、特別償却の適用要件の1つである事業供用日が翌期4月なので当期に特別償却の適用はなしとなってしまう。

上記具体例ではいずれも費用が過大なので、利益が過小、すなわち、法人税が過小ということになり、税務調査で指摘されると追加納付が必要となってきます。

取得日と事業供用日がズレていても同じ月内であればいいですが、事業供用日が翌月以降というふうに月が変わってくると上記のような問題が出てきます。

事業供用日の確認が大切

以上、取得日と事業供用日がズレている場合に、その確認を怠り、「取得日=事業共用日」と固定資産台帳に登録してしまうと税務リスクがあるということを説明しましたが、実務上、取得した固定資産全てについて事業供用日を確認するというのは非常に手間がかかると思います(経理だけでは確認できず、実際に固定資産を使う現場に確認しないといけないので)。

もちろん、取得した固定資産全てについて事業供用日を確認できる仕組み、体制ができている会社様はそれを維持していただければよいですが、事業供用日の把握が全くできていない会社様がいきなり全ての固定資産について事業供用日を把握するのはかなり大変な作業になると思います。

こういった場合にどうすればよいかですが、まずは、金額の大きな固定資産(金額基準は各社ごとに決める)や特別償却の適用を考えている固定資産など重要性の高いものから事業供用日を把握するところからはじめると良いのではないかと思います。

そして、事業供用日を把握した際には、何をもって確認したのか、その根拠を書類として保管しておきましょう。

例えば、機械装置であれば、試運転完了後に取り交わす検収書、はじめて使いだした時のログデータなどで日付が確認できますし、ソフトウェアであればインストール日をスクリーンショットで撮って印刷しておくなどが考えられます。

事業供用日の根拠書類があれば、税務調査でもきちんと説得力を持って説明が可能となります。

 

 

 

 

 

経理部の皆さん、固定資産の実地棚卸やってますか?

「棚卸」ときくと商品、製品、仕掛品、原材料、貯蔵品などの売り物の実地棚卸をイメージする経理マンの方が多いかと思います。

もちろんその理解は正解なのですが、実は固定資産も実地棚卸をする必要があります。

固定資産の実地棚卸とは

固定資産の実地棚卸について、すでにやっている方はイメージつくと思いますが、なにそれって方も多いのでザックリ説明すると、主に経理部が管理作成している固定資産台帳に登録されている固定資産が現場にちゃんとあるか確認することを意味します。

固定資産の実地棚卸の必要性

固定資産は取得したときに固定資産台帳に登録して終わりという状態になってしまっている会社様が意外に多いかと思います。ただそれで終わってはせっかく固定資産台帳に登録しても十分に固定資産の管理ができているとはいえません。

固定資産の実地棚卸を怠ると、例えば、以下のような問題が発生に気が付くのが遅れるというデメリットがあるので定期的に実施する必要があります。

問題 具体例
従業員が会社の固定資産を私物化する問題(いわゆる横領) 例えば、会社が購入したノートPC等の備品を従業員が自宅に持帰ってしまっている場合、実地棚卸をしないとそれに気が付くのが遅れます。
除却損の計上漏れ 例えば、従業員が固定資産の除却を行ったが、その報告が経理になされておらず、何年もした後に気が付いた場合、気が付いた事業年度で除却損は税務上損金になりません。
遊休資産の減価償却費の過大計上 例えば、実際に使用していない固定資産(遊休資産)については一定の場合を除き、税務上、減価償却費は計上できませんが、実地棚卸をしないと遊休資産の存在に気が付くのが遅くなります。
移動の登録漏れ 例えば、全国展開している会社である固定資産の使用場所を移転した場合、移動登録を固定資産台帳にしておかないと償却資産税の納税地を誤ることになります。

固定資産のラベリング

よしじゃあ固定資産の実地棚卸をやろうと思ってもおそらくすぐにはできないです。それは固定資産のラベリングがなされていないからです。

固定資産の実地棚卸をするにはまず大前提として、

➀固定資産台帳に固定資産が漏れなく登録されていること

②固定資産台帳の登録番号の入ったラベル(シール)が固定資産の現物に貼ってあること(固定資産のラベリング)

が必要です。

ですので、これから固定資産の実地棚卸をやろうという会社様はまずは既に保有している固定資産のラベリングと今後新規に取得する固定資産のラベリングから始めましょう。