経理関係の書籍で出てくる言葉で「内部書類（内部資料）」と「外部書類（外部資料）」というものがありますので、すでこの言葉についてはご存知の方も多いかと思います。
内部書類と外部書類の範囲
内部書類の範囲のとらえ方については色々な見方があるかと思いますが、私はその会社内で作成される書類で例えば、株主総会議事録、取締役会議事録、その他各種会議体の議事録、社内稟議書、就業規則等の各種社内規定、賃金台帳などと広くとらえています。
一方で外部書類は、その会社と外部の第三者とでともに作成する資料や外部の第三者が作成する資料で例えば、契約書、支払の請求書・領収書、残高証明書などととらえています。
内部書類の作成と保存の必要性
税務調査があると必ず帳簿書類の作成元となった資料は確認されますので、内部書類と外部書類の提示が必要になってきます。
外部書類については外部の第三者がその作成に絡んでいますので、その内容の説得力も社内だけで作る内部書類よりも高いと言われています。
じゃあ、内部書類は作らなくてもよいかといわれればそれは違います。いくら内部書類の方が外部書類よりも説得力が劣るからといって作成しないのはよくないです。
税務調査で問われるのは過去の取引ですので、当時の取引状況についてなぜその取引を行ったのか等の経緯や目的を説明するのに口頭よりは稟議書などの内部書類があった方が説得力が高いものとなります。
つまり、税務調査において、内部書類が作成されていないという状況では口頭で過去の取引について説明することとなり、説得力ががくんと落ちてしまいます。あくまでも私個人の感覚ではありますが、税務調査における一般的な説得力の強弱は以下の通り、口頭説明が最も劣ると思います。
税務調査における一般的な説得力の強弱
外部書類 ＞ 内部書類 ＞＞ 口頭説明
ですので、外部書類は当然に保管し、内部書類をしっかり作成して残しましょうというのが私の考えです。
おわりに
中小企業だとどうしても内部書類の作成、保管まで十分にできていないところが多いかと思いますが、できるところから少しずつ、経理部を中心に内部書類の作成をはじめてほしいと思います。その手間をかけておくことで後の税務調査で慌てなくて済みますから。