中小企業の月次決算/費用の平準化

上場企業であれば、四半期決算がありますし、それに向けて毎月の月次決算も相当精度が高く行われていることが多いですが、非上場の中小企業の場合どうしても月次決算がないがしろにされがちです。

もっとも中小企業の場合、経理の人材不足で月次決算をやってる余裕はないというのはわかるのですが、月次決算により経営陣に早期に財務状況の報告が可能となり、月次決算から得られる情報は経営陣の意思決定にはなくてはならないものです。

月次決算って何から始めればいいの?

月次決算をこれまでやってきていない会社でも、日々の取引の記帳をタイムリーに経理でしっかりやっているのであれば、もう一手間、二手間加えることで月次決算ができる状態にあります。

逆に日々の取引の記帳がタイムリーに行われていない場合(例えば2,3か月分の取引を後でまとめて記帳したりしている場合)、まずはそこから改善していかないといけません。

要は、

①日々の取引のタイムリーな記帳+➁月次決算特有の仕訳=月次決算

ということです。

月次決算特有の仕訳とは?

ここでは、上記算式の①日々の取引のタイムリーな記帳はクリアできていることを前提とし、➁月次決算特有の仕訳についてここではその代表例である費用の平準化をいくつかご紹介します。

費用の平準化 具体例
金額的重要性の高い年1回払い費用の平準化 例えば、年1回払いの生命保険料など、毎月支払うものではないが、支払額がかなり多額な費用について、支払時に全額費用計上するのではなく、毎月未払計上して費用の平準化する。
減価償却費の月次計上 減価償却費の計上について期末決算時に行っているのであれば、それを月次で行うように前倒しする。

前期ベースの年額償却費/12月で毎月計上する方法と当期予定ベースの年額償却費/12月で毎月計上する方法があるが、後者の方がよい。

引当金の計上 賞与や退職金を支払時に費用計上するのではなく、賞与引当金、退職給付引当金を計上して費用の平準化する。

※引当金は税務上損金にならないケースが多いので法人税申告書別表4で調整要

費用の平準化→月次損益の平準化を行うことが目的です。

引当金の計上は少し難易度が高いですが、それ以外であればさほど難易度は高くないと思います。いきなり全部やろうとすると大変なので、少しずつできるところから始めていくのが良いと思います。

経理部の皆さん、固定資産の除売却・移動管理できてますか?

前回の投稿記事では固定資産の実地棚卸についてご紹介しました(経理部の皆さん、固定資産の実地棚卸やってますか?)。

今回は、固定資産管理実務の1つである除売却・移動管理についてご紹介します。

固定資産の除売却・移動管理とは

まず、固定資産の除売却・移動管理とはすなわち、現場従業員が固定資産を除却・売却・移動した際にタイムリーにその情報を固定資産台帳を管理している経理に伝達し、経理で固定資産台帳に登録及び会計仕訳への反映を行うことを意味します。

現場従業員から経理への情報伝達手段としては、電子メールをはじめとしたペーパーレスでの伝達体制でもいいですが、除却申請書、売却申請書といった書類を作成して回覧している会社様が多いイメージです。

除却を例に取れば以下のようなフローが一般的かと思います。

①除却申請書を作成(現場)

②除却の承認(現場責任者で済ませるものもあれば、金額的重要性が高ければ取締役会などで決議するものもある)

③除却を実施(現場)

④経理に除却完了報告(現場→経理)

④除却の台帳登録、会計処理(経理)

よく、①②がなされておらず、現場が何ら承認を得ずに勝手に除却してしまい、経理にはその結果だけ連絡が来るということもありますが、除却可否は現場の一従業員が単独で判断するのではなく、固定資産の重要性に応じて承認回覧を回す体制(①②)を構築するのが望ましいです。

固定資産の除売却・移動管理の必要性

ではなぜ固定資産の除売却・移動管理が必要なのかというと、以下のような問題をクリアするためです(他にもたくさん管理するメリットはありますが)。

問題 具体例
除却損、売却損の計上時期が遅れるリスク 固定資産の除却損、売却損はそれが実際に行われた事業年度でないと税務上損金になりません。除売却管理ができていない(現場から経理に情報伝達がなされていない)と除却損、売却損の計上するタイミング(事業年度)が遅れてしまいます。
従業員の横領リスク 例えば、現場従業員が固定資産を売却(換金)しており、それを自分で使ってしまっているような事態が起きている場合、除売却管理ができていないとこういった横領にも気が付くのが遅れます。

除売却・移動管理と実地棚卸を併せて実施すると効果的

固定資産の管理実務としては、今回ご紹介した①除売却・移動管理と前回紹介した②実地棚卸がありますが、これらはどちらか1つやればOKというものでもなく、可能であればどちらもやった方が効果的です。

すなわち、日々の固定資産の除売却・移動管理を通じて固定資産台帳をアップデートしつつ、そこで漏れているものがないか年に1,2回実地棚卸を行い確認を行うというふうに2つ行うことで固定資産の管理がより高いレベルでなされることになります。

どちらも経理だけでできるものではなく現場従業員と一体となってやる必要があるので、実施体制を整えるには現場も巻き込んで体制構築する必要があります。