「月次決算」というテーマに関してはこれまで以下の通り記事をアップしてきました。
今回は月次決算時に経理としてやっておいた方がいいこととして、仮払金・仮受金のモニタリングについて触れたいと思います。
仮払金勘定のモニタリングの必要性
仮払金勘定はその名の通り、仮というだけあって様々な性質の取引が計上される可能性があります。
仮払金勘定の代表的な使われ方として、例えば、従業員の長期出張に際して出張前に10万円支給し、その際は仮払金勘定で仕訳しておき、従業員が出張から帰ってきた際に出張中10万円のうちから支払った領収書と残金を回収して各種費用や現金に振替仕訳を入れるというものがあります。
ただし、上記はあくまでも代表例であって、実際には仮払金というよりは立替金や貸付金に近いものはじめいろいろな内容の取引が含まれてしまいがちの勘定科目です。
仮払金という勘定科目自体を使うことは全く否定しませんが、使う以上はしっかりと定期的にその内訳をモニタリングする必要があります。
そしてこのモニタリングは期末決算時にも行いますが、それだけだと1年分の仮払金の動きを全部見ないといけなくなり決算業務が重くなりますので、是非月次決算の時から毎月モニタリングすることが有効です。
そしてモニタリングする上でも、仮払金勘定に補助科目を設定して少しでも内訳を整理しておくと月次でチェックしやすくなります。
仮受金勘定のモニタリングの必要性
仮受金勘定も上記仮払金勘定と同様に定期的なモニタリングが必要な科目です。
仮受金は負債科目（仕訳でいうと貸方）であり、何らかの入金があった際に内容が判明するまで一時的に仮受金勘定で処理するという使われ方が多いかと思います。
入金内容が判明したら適宜、売上、雑収入等に振替える必要がありますが、例えば本来は当期の雑収入に振替えるべき仮受金にもかかわらず、その確認を怠ったまま時が流れそのままというケースは税務上問題ありです（当期の雑収入過小→当期の課税所得過小→当期の法人税等過小となるため、税務調査でも指摘される可能性があります）。
仮受金についても仮払金同様、期末決算時に1年分確認する方法では決算業務が重くなりますので、是非月次決算の時から毎月モニタリングすることが有効です。
月次決算から期末決算を意識
以上、仮払金・仮受金のモニタリングを月次決算から行う必要性を述べてきましたが、月次決算の目的の一つとしてやはり期末決算の業務効率化がありますので、月次決算やるからには是非期末決算の手間をできるだけ減らすべく前倒しできることはどんどん月次決算からやっていくということに尽きると思います。
是非、月次決算から期末決算を意識してやっていきましょう。